Personvernerklæring - Venturevets AS

Behandling av personopplysninger i Venturevets AS

Personvernerklæringen gjelder for samtlige tjenester levert av av Venturevets AS, dette inkluderer tjenesten “CatsOnly“, nettsiden catsonly.no og mobilapplikasjonen “CatsOnly“.

Venturevets AS vil i forbindelse med vår virksomhet behandle personopplysninger.

Vår behandling som behandlingsansvarlig av personopplysninger er basert på den virksomhet vi driver og formålet med vår virksomhet. Informasjon om personopplysninger vi behandler om deg, det lovlige grunnlaget med behandlingen, formålet med behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene, mv. er tatt inn nedenfor.

Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, så kan du kontakte oss – se kontaktopplysninger nedenfor under pkt. 1.

1. Ansvarlig for behandling av personopplysninger

Venturevets AS er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger. Daglig leder ved Venturevets AS er øverste ansvarlig for Venturevets samt behandlingsansvarlig. Har du spørsmål om vår behandling av personopplysninger kan du ta kontakt med Venturevets AS per e-post: hello@venturevets.org

Du kan også ta kontakt med behandlingsansvarlig via mobilapplikasjonen CatsOnly eller ved å kontakte support med følgende e-post adresse: support@catsonly.no

Adresse: Pilestredet Park 7, 0176 Oslo.

E-post: hello@venturevets.org

Organisasjonsnr.: 927536668

2. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

All behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Med «personopplysninger» menes alle opplysninger som kan knyttes til en fysisk person (sistnevnte omtales som «registrert»).

Med «behandling» menes alt som foretas med personopplysninger, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.

2.1 Kontaktopplysninger

Vi behandler kontaktopplysninger på deg som kunde for å kunne:

Registrer deg til avtalt time, ta kontakt med deg for å bekrefte avtalt time, og eventuelt gi deg en påminnelse om avtalt time.
Sende deg en innkalling til oppfølgende behandling av ditt dyr.
Sende deg journaler og andre dokumenter som omhandler behandling av ditt dyr.
Sende deg tilbud om andre tjenester som Venturevets AS kan tilby.
Oppfylle lovpålagte krav. I tillegg til personopplysningsloven, har blant andre følgende lover og forskrifter særlig betydning for Venturevets behandling av personopplysninger: Regnskapsføringsloven, Bokføringsloven, Markedsføringsloven, Dyrehelsepersonelloven og Journalforskriften.

2.2 Formål

Formål for behandlingen er for å kunne utføre tjenestene som Venturevets AS tilbyr.

2.3 Behandlingsgrunnlag

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle den avtale vi inngår med deg som kunde (registrert part) eller for å kunne gjennomføre tiltak etter din anmodning før en avtaleinngåelse, jf. GDPR artikkel 6 b.

2.4 Kommunikasjon og kontakt

Opplysningene som Venturevets AS registrerer og oppbevarer innhentes direkte fra deg som kunde gjennom følgende kanaler:

Kundedialog
Henvendelser til oss per telefon, e-post, eller oppmøte ved en av våre klinikker.
CatsOnly nettsiden
Informasjon du oppgir på nettsiden bli gjenstand for behandling av personopplysninger. Dette gjelder selv om du kun abonnerer på nyhetsbrev. Nettsiden bruker informasjonskapsler og sporing for å analysere bruksmønsteret til brukerne for å kunne forbedre og tilrettelegge nettsiden.
CatsOnly app
Informasjon du oppgir når du bruker CatsOnly-tjenesten (f.eks. profilen til deg og kattene dine, samt journalene veterinæren skriver under konsultasjonen) lagres av CatsOnly og gjøres tilgjengelig for veterinærene slik at de kan bistå deg på best mulig måte. Andre opplysninger som lagres gjennom mobilapplikasjonen er registrering av katter, informasjonen du deler om disse (navn, fødselsdato, rase, kjønn, vaksinasjon, ID chip, bilde), journaler, og samtykke. Dette er informasjon vi må hente inn for å kunne gjennomføre en konsultasjon av ditt dyr.

Vi behandler personopplysninger om de som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere kommunikasjonen og for å henvende oss til andre. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digitalt, skriftlig og muntlig.

I slike tilfeller behandler vi navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, herunder historikk/logger om henvendelsen.

Behandlingen av opplysninger er basert på at Venturevets AS har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysninger knyttet til ovennevnte (se GDPR artikkel 6 (1) f). Vi har derfor vurdert at vår berettigede interesse i å ha kontakt med omverdenen er en del av vår virksomhet og i å dokumentere den virksomheten vi driver, samt å besvare de som kontakter oss og registrere slik kontakt. Venturevets AS har vurdert det slik at dette er nødvendig for oss for å håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger, men det vil være nødvendig å gi oss opplysningene for at vi skal kunne besvare henvendelser. For å kunne registrere deg som kunde trenger vi dine personopplysninger. Dersom de lovpålagte frister for lagring av personopplysninger har gått ut, er det frivillig om du fortsatt ønsker å være registrert hos oss. Vi vil innhente ditt samtykke om dette.

2.5 Hvordan slettes og arkiveres disse opplysningene?

Venturevets AS er forpliktet til å følge lovpålagte krav om lagring av personopplysninger tilknyttet kunde (dyreeier) og dyret (pasienten).

Regnskapsdata skal oppbevares i 5 år.
Journaldata skal oppbevares i 10 år og etter dette så lenge pasienten må antas å være i live.

I praksis vil dette si at hvis det har gått 10 år og dyret ikke lengre er i livet, så kan journalen slettes, men dersom vi ikke har mottatt sikker informasjon om at dyret ikke lengre er i livet, vil dyret forbli registrert hos oss i 20 år.

Når denne perioden er utløpt og du som kunde/dyreeier ikke lenger har noe økonomisk utestående hos oss kan dine personopplysninger slettes.

Dersom du deaktiverer din konto, vil vi slette personopplysninger fra alle steder hvor oppbevaring av informasjonen ikke er nødvendig.

3. Sporing

Tjenestene til Venturevets AS benytter seg av sporing og statistikk gjennom Google Analytics. Venturevets vil ikke hente inn personopplysninger som kan identifisere sluttbrukeren gjennom sporingstjenesten Google Analytics. Sporingstjenesten vil spore hvilke sider brukerne går inn på, tidsbruk på disse, og hvilke eventuelle knapper og/eller lenker som blir trykket på. Dette blir sporet for å lettere kunne forstå bruksmønsteret til de som benytter seg av tjenesten, og for å kunne utbedre og tilrettelegge tjenesten.

Venturevets benytter seg også av informasjonskapsler hvor man kan samtykke til nødvendige, prefererte, analytiske, og markedsførings-orienterte informasjonskapsler på tjenesten. Disse kan også benytte seg av piksler fra tredjeparter, for eksempel Facebook, LinkedIn, eller Google for rettet markedsføring.

For mer informasjon om hva Venturevets bruker informasjonskapsler til, og hvordan du kan administrere disse, les cookies policy.

4. Rekruttering

Ved rekruttering til nye stillinger oss hos vil bl.a. CV, søknad, attester, notater fra intervjuer, resultater fra undersøkelser av referanser behandles, som vil inneholde personopplysninger.

Grunnlag for behandling av personopplysninger ved rekruttering er at behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak før en arbeidsavtale med jobbsøker eventuelt inngås (GDPR artikkel 6 (1) b).

Gjøres det undersøkelser av oss ut over å kontakte personer som er oppgitt som referanse, undersøke ved søk om historikk mv., så behandles personopplysninger på grunnlag av vår nødvendige berettigede interesse for å sikre at riktig kandidat til stillingen (GDPR artikkel 6 (1) f). For sistnevnte har vi vurdert at vår berettigede interesse i å rekruttere nye ansatte veier tyngre enn den enkeltes personvern. Vi oppfordrer deg til å ikke legge inn særlige kategorier personopplysninger, som helse, religion, politiske oppfatninger, fagforeningsmedlemskap mv. i din søknad.

Personopplysninger slettes så snart rekrutteringen er gjennomført, om du ikke har samtykket til lenger oppbevaring.

5. Oppbevaring og lagring (sletting) av personopplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og sletter opplysningene i tråd med krav i regelverket. Hvor lenge vi behandler de enkelte typene opplysninger vi behandler, er tatt inn ovenfor hvor de enkelte behandlinger omtales.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, som f.eks. lovmessige plikter knyttet til regnskapsføring, oppfølging av kundeforholdet knyttet til reklamasjon mv. Personopplysninger vi behandler som følge av lovmessig plikt, vil slettes så snart vi ikke har plikt til å oppbevare opplysningene.

Når dine personopplysninger er slettet vil vi ikke lengre finne deg igjen i vårt system. Dersom du på et senere tidspunkt ønsker å bli kunde hos oss igjen, må vi registrer deg og ditt dyr på nytt.

6. Databehandlere og utlevering av personopplysninger

Vi gir som et utgangspunkt ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for dette. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller lovmessig plikt som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Der det er nødvendig som en del av behandling og oppfølgning av ditt dyr vil personopplysninger kunne utleveres til andre. Dette gjelder chipmerking av dyr, laboratorieprøver, radiologiske bilder, helseattester ved salg av dyr, resepter, medisinhåndtering, medisindata, henvisning til annen veterinær/klinikk, forsikringsselskapet ditt, vår regnskapsfører og i forbindelse med fakturaoppfølgning.

6.1. Utlevering av personopplysninger til tredjeparter i EU/EØS

Data vil bli sendt til tredjeparter i EU/EØS. Hvilke tredjeparter. hvilken informasjon, og til hvilket formål er følgende:

Optimal Norge AS (EU/EØS):

Innholdsproduksjon og markedsføring.
Data: E-postadresse, navn.
Formål: Følge opp kundeforhold for Venturevets AS gjennom Active Campaign.

WAYS AS (EU/EØS):

Løsningen utvikles og driftes av WAYS AS.
Data: E-postadresse, navn, journaler.
Formål: Forbedre tjenesten, løse eventuelle supporthenvendelser, lagring av journal og regnskapsdata.

Google Ireland (EU):

Google benyttes for virksomhetens daglige e-posthåndtering, samt til analytiske formål av tjenestene.
Data: E-postadresse, navn, journaler.
Formål: Forbedre brukervennligheten til tjenesten, kundehåndtering.

Mailgun (EU):

Utsendelse av e-post fra våre systemer. Dette er ikke e-post som omfatter nyhetsbrev, tilbud o.l.
Data: E-postadresse, navn.
Formål: Sende ut viktige e-poster relatert til opprettelse av bruker, tilbakestilling av passord, journal utsendelser.

Cookie Information (EU):

Cookie consent på nettsiden.
Data: Nødvendige, Statistiske, Funksjonelle, Markedsføring, Uklassifiserte cookies.
Formål: Bestemme hvorvidt data relatert til cookies skal sendes videre eller ikke.

6.2. Utlevering av personopplysninger til tredjeparter i USA

Når Venturevets utfører aktivitetene som er beskrevet i denne erklæringen, deler vi personopplysningene dine internasjonalt med underleverandører og partnere. De kan behandle dataene dine i land der lovverket for databeskyttelse ikke er like sterkt som i EU, eller gjeldende lovverk der du bor. Det kan for eksempel hende at de ikke gir deg de samme rettighetene over dataene dine.

Når vi overfører personopplysninger internasjonalt, bruker vi verktøy for å sikre at dataoverføringen overholder gjeldende lover og bidra til at dataene dine får det samme nivået av beskyttelse som i EU

Dette gjør vi ved å bruke ulike former for beskyttelse, avhengig av hva som passer for hver dataoverføring. Vi bruker for eksempel:

Standardkontraktsvilkår (eller et alternativt juridisk verktøy) for å kreve at tredjeparten beskytter dataene dine og gir deg rettigheter og beskyttelse på EU-nivå teknisk beskyttelse, for eksempel kryptering og pseudonymisering retningslinjer og prosesser for å bestride uforholdsmessige eller ulovlige forespørsler fra statlige myndigheter

Du kan utøve rettighetene dine i henhold til standardkontraktsvilkårene ved å kontakte oss eller tredjeparten som behandler personopplysningene dine.

Active Campaign (USA)

Virksomhetens CRM-system, Active Campaign, ligger i USA. Dataene dine sendes dit i forbindelse med oppfølging av ditt kundeforhold. Selskapet ActiveCampaign Inc er databehandler.

Personopplysninger vil også bli lagret i vårt CRM-system, for direkte markedsføring og kundesupport.

Data:

E-postadresse, navn

Formål:

Opprette kundeforhold
Kontakt ved nødstilfelle
Kontakt med support-relaterte saker
Utsendelse av journal på e-post
Sporing av kundeforhold i Active Campaign. Dette innebærer:
1. Opprettelse av bruker
2. Deaktivering av bruker
3. Opprettelse av abonnement
4. Oppsigelse av abonnement
5. Innmeldelse av nyhetsbrev
6. Avmelding av nyhetsbrev

Informasjon som vil bli sendt inn til Active Campaign er nevnt ovenfor, og er nødvendig for å kunne følge opp brukere, og deres tilbakemeldinger og opplevelse av tjenesten. Denne informasjonen vil bli brukt til å kunne videreutvikle tjenesten og dens kvalitet.

OneSignal (USA)

Utsendelse av varsling gjennom mobilapplikasjon.
Data: Navn på katt og bruker id.
Formål: Å kunne minne brukeren på kommende timeavtaler, journaler, m.m.

Utover dette vil ikke noen personopplysninger leveres ut til andre fra vår tjeneste.

Vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

7. Sikkerhet for behandlingen

All behandling av personopplysninger sikres med de påkrevede tekniske og organisatoriske tiltak.

Vi håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet på opplysningene. Vi benytter også en rekke sikkerhetsteknologier og informasjonssikkerhets prosedyrer for å beskytte personopplysningene fra uautorisert tilgang, bruk eller formidling. Det gjennomføres risikovurderinger for behandling av personopplysninger.

Vi har inngått databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger, hvor de påtar seg samme grad av sikkerhet som vi har for vår behandling av personopplysninger.

Vi begrenser tilgangen til personopplysninger til det personalet eller de tredjepartene som skal behandle opplysningene på våre vegne. Disse partene er underlagt konfidensialitetsplikt.

Det er etablert rutiner for håndtering av brudd på informasjonssikkerhet og rutiner (personvernbrudd), og vi vil, dersom det foreligger brudd som medfører risiko for personvernet til de personopplysningene gjelder, sende avviksmelding til Datatilsynet så raskt som mulig og senest innen 72 timer etter bruddet ble oppdaget. Medfører bruddet høy sannsynlighet for personvernet til de bruddet gjelder, vil vi også varsle disse.

8. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Nedenfor følger dine rettigheter for behandlingen av personopplysninger. For å ta i bruk dine rettigheter må du straks kontakte oss, se kontaktinformasjon over.

Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen én måned. Tar det lenger tid enn én måned vil du få beskjed.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

9. Informasjon

Du har rett til å få informasjon om de personopplysninger vi behandler om deg. Gjennom denne erklæringen informerer vi deg om vår behandling av personopplysninger. Du kan også kontakte oss om du ønsker mer informasjon.

10. Innsyn

Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg. Ta kontakt med oss om du ønsker innsyn.

11. Endring og sletting

Du kan også be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom vi fremdeles har behov for opplysningene.

12. Behandling på grunnlag av samtykke

Behandler vi personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, så kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å bruke den måte som er opplyst om da du ga samtykket eller kontakte oss.

13. Rett til å begrense eller protestere mot behandlingen

Du har rett til å få behandlingen begrenset i visse tilfeller, se GDPR artikkel 21, som:

Du bestrider riktigheten av personopplysningene - behandlingen stanses i en periode som gjør det mulig for oss å kontrollere riktigheten av personopplysningene.
Behandlingen er ulovlig, og du motsetter seg sletting av personopplysningene og isteden anmoder om at bruken av personopplysningene begrenses.
Vi ikke lenger trenger personopplysningene til formålet med behandlingen, men du har behov for disse for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Du kan også protestert mot behandling etter GDPR artikkel 21 nr. 1 i påvente av kontrollen av om hvorvidt våre berettigede interesser går foran ditt personvern.

Du kan videre be om at dine opplysninger ikke brukes i databehandling. Informasjon kan fortsatt lagres, men den skal ikke brukes.

Du kan motsette deg behandling av personopplysninger til bruk i direkte markedsføring. Dette kan enkelt administreres gjennom mobilapplikasjonen CatsOnly eller ved å kontakte support (support@catsonly.no).

14. Retten til dataportabilitet

For opplysninger som du har gitt til oss og er nødvendig for å gjennomføre en avtale med oss, og som behandles automatisk (dvs. ikke manuelt av oss) kan du be om å få personopplysningene om deg utlevert eller overført til annen leverandør i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format (dataportabilitet).

15. Automatisert behandling, herunder profilering

Uten ditt samtykke vil det ikke bli foretatt automatisert behandling, herunder profilering, basert på dine personopplysninger som har rettsvirkninger eller som i betydelig grad påvirker de som personopplysninger gjelder. Se GDPR artikkel 22 nr. 1 og 4.

Med ditt samtykke kan det bli foretatt automatisert behandling, herunder profilering, basert på dine personopplysninger som har rettsvirkninger eller som i betydelig grad påvirker de som personopplysninger gjelder (se GDPR artikkel 22 nr. 1 og 4).

Disse avgjørelsene omfatter markedsføring av Venturevets AS.

16. Klager

Opplever du at vår behandling av personopplysninger ikke er i overensstemmelse med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no .

17. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Har vi dine kontaktopplysninger, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.

Hvis personopplysningene blir behandlet i tredjeland, altså land som ikke har samme beskyttelsesnivå for personopplysninger som vi har i EU/EØS, skal det gis informasjon om dette i personvernerklæringen, jf. GDPR artikkel 13 (1) f. I så tilfelle må det også opplyses om grunnlaget for overføringen, se GDPR kapittel 5.

Sist oppdatert: 16.02.2022.